Recevoir une convocation RH crée souvent un état de confusion. On ne sait pas exactement ce qui va se passer, ce qu'on va pouvoir dire, comment se tenir.
La préparation est la seule réponse efficace à cette confusion. Elle ne garantit pas l'issue de l'entretien. Elle vous permet d'y entrer avec clarté, méthode et une posture maîtrisée.
Voici comment structurer cette préparation.
Étape 1 : lire attentivement la convocation
Avant toute chose, relisez la convocation avec attention. Plusieurs informations y sont importantes.
- L'objet de l'entretien : est-ce un entretien préalable à licenciement, un entretien disciplinaire, un entretien de recadrage ? L'objet conditionne vos droits et la nature de votre préparation.
- La mention de votre droit à être assisté : dans un entretien préalable à licenciement, cette mention est obligatoire. Son absence est une irrégularité de procédure.
- Le délai : entre la réception de la convocation et la date de l'entretien, vous avez du temps. Utilisez-le.
La convocation n'est pas un document anodin. C'est le premier acte formel d'une procédure. Chaque mot compte.
Étape 2 : reconstituer les faits
Rédiger une chronologie des faits
Reprenez les événements depuis le début, dans l'ordre chronologique. Pour chaque fait, notez la date, ce qui s'est passé exactement, les personnes présentes, et les documents associés.
L'objectif est de sortir du ressenti pour entrer dans les faits. Pas "j'ai l'impression qu'on me reproche quelque chose depuis des mois", mais "le 12 mars, j'ai reçu un email de mon manager m'indiquant que..."
Cette chronologie est la base de votre préparation. Elle vous permettra de répondre point par point, sans improvisation.
Étape 3 : rassembler les pièces utiles
Identifiez les documents qui peuvent appuyer votre version des faits ou contredire les reproches qui vous sont faits.
- Emails et messages écrits pertinents
- Comptes-rendus d'entretiens précédents
- Évaluations de performance
- Documents contractuels : contrat de travail, fiches de poste, objectifs formalisés
- Tout échange qui contredit ou nuance les reproches formulés
Conservez ces pièces sur un support personnel. Vous pouvez perdre l'accès à votre messagerie professionnelle rapidement si la situation évolue.
Étape 4 : identifier les reproches et préparer vos réponses
Répondre point par point, avec des faits
Si l'objet de la convocation donne des indications sur ce qui vous est reproché, listez chaque reproche et préparez une réponse factuelle à chacun.
Une bonne réponse ne conteste pas avec des émotions. Elle apporte des éléments concrets : "À la date mentionnée, j'ai fait ceci, comme en témoigne cet échange." ou "L'objectif en question n'avait pas été formalisé par écrit. Voici ce qui avait été convenu lors de notre entretien du..."
Si vous ne connaissez pas précisément les reproches, préparez néanmoins une lecture claire de votre situation professionnelle des derniers mois. Vous aurez besoin de cette clarté pendant l'entretien.
Étape 5 : définir votre posture et vos objectifs
Avant d'entrer dans l'entretien, deux questions méritent une réponse claire.
Quelle posture adopter ?
Calme et factuel. Ni défensif ni agressif. Répondez aux questions posées. Ne vous justifiez pas de façon excessive. Ne faites pas de concessions sur des faits inexacts parce que vous êtes sous pression.
Votre posture sera observée. Elle fait partie de ce que l'employeur consigne.
Que voulez-vous obtenir à l'issue de cet entretien ?
Cette question semble évidente mais elle est rarement posée clairement avant l'entretien. Voulez-vous contester les reproches ? Clarifier un malentendu ? Ouvrir une discussion sur la suite ? Préparer un terrain pour une sortie négociée ?
Définir cet objectif guide vos messages et votre comportement pendant l'entretien.
Étape 6 : décider si vous serez assisté
Dans un entretien préalable au licenciement, vous avez le droit d'être assisté par un représentant du personnel ou un conseiller du salarié.
Si vous choisissez d'être assisté, briefez votre assistant avant l'entretien : situation, points sensibles, ce que vous attendez de sa présence.
Si vous n'avez pas de représentant du personnel disponible, vous pouvez trouver un conseiller du salarié via la DREETS de votre région.
Vous avez une convocation RH à préparer et vous souhaitez un appui structuré ?
C'est exactement ce que je fais avec les salariés que j'accompagne, avant qu'ils franchissent cette porte.
Ce qu'il ne faut pas faire
- Improviser : l'entretien RH est préparé du côté de l'employeur. Vous devez l'être aussi.
- Signer sous pression : si on vous présente un document à signer pendant ou à l'issue de l'entretien, prenez le temps de lire. Vous pouvez partir sans avoir signé.
- Répondre aux questions non posées : répondez à ce qui vous est demandé. N'élargissez pas inutilement le périmètre de ce qui est discuté.
- Perdre le contrôle de votre ton : même si les reproches vous semblent injustes, gardez un ton calme et factuel. L'émotion nuit à la crédibilité de votre position.
En résumé
Les 6 étapes de préparation
- Lire attentivement la convocation : objet, droits, délai
- Reconstituer les faits : chronologie précise, dates, personnes, documents
- Rassembler les pièces utiles : sur support personnel
- Préparer vos réponses : point par point, avec des faits
- Définir votre posture et vos objectifs : calme, factuel, orienté vers un résultat précis
- Décider si vous serez assisté et préparer votre assistant si nécessaire